あなたの会社の会議は、効果的に運営されていますか？
あなたの会社の会議は、効果的に運営されていますか？
「うちの会社の○○、すごく効率が悪いんだよな～、、、」
「そうそう、うちの○○も時間ばっかり長くてうんざりだよ、、、」
「ホントだよ…みんな、全然発言しないんだから、、、」
さて、突然ですが、これらは何についての発言だと思いますか？
実は…これらは、すべて自社の「会議」に対する発言なんです。ある協会で「あなたの会社の会議」について調査をした結果を見たことがあります。「会議が効果的に運営されているか」という質問に対して、「全くその通り」と答えた人はわずか1.9％。「どちらかと言えばその通り」を含めても、実に23％にしかならないのです。つまり、4人に3人は、自社の会議に何かしら満足していない、ということになります。なぜこのような結果になってしまっているのでしょうか？
会議が効果的と感じないのはなぜ…！？
会議が効果的でないと感じる人が多い一番の理由は何だと思いますか？ それは「会議が形骸化している」ということです。細かく言うと、
「発言する人がいつも決まっていて、他の人はただ聞いているだけ、、、」
「会議中には意見が出ず、会議が終わってから意見が出てくる、、、」
「何のための会議なのか、目的や内容がよく分からず参加している、、、」
「時間をかける割には何も決まらない、、、」
など、数え上げたらきりがありません。。。もしかしたら、耳が痛くなるような意見もあるかもしれませんね。。
本当にあった会議の話
私は今、クライアント企業の社長から要請を受け、ある会議に参加しています。そこでいつも考えるのは、会議をする目的は何だろうか？ということです。何回か参加させてもらいましたが、最初に参加した時は「参加者は全員、ちゃんと目的をもって会議しているのだろうか、、、」と感じる場面が何回かありました。だから、私は会議終了後に、会議にオブザーブしていた社長に思わず言ってしまいました。
「社長、今日の会議って、集まってやる必要はなかったのではないでしょうか？」
「え、、、！？」
この時、社長が少し困ったような顔をしたのを覚えています。…少しの沈黙の後、私は続けました。
「なぜそう思ったのかと申しますと、会議内容の半分以上は報告だけで、聞く人はみんな下を向いていましたよね。だったら顔を突き合わさなくてもできるんじゃないかって思ったんです。」
「なるほど。」
社長は納得したように、うなづきました。私は更にお伝えをしました。
「発言もあまりないですよね。せっかく集まっているのに、その場で話し合うよりも個人が持ち帰りになることが非常に多かったですよね。そして、準備もギリギリで、時間通りに始まらないし、しかも雰囲気もまるでお通夜みたいに暗くて驚きました。皆さんが集まったことで、むしろ効果が半減しているのではないでしょうか？」
私はこの企業の会議が少しでも意味のあるものになってほしいという想いから、感じたことや思ったことは全て伝えました。私が言ったことを熱心にメモを取っている社長が、「月に1回、会議に来て客観的な意見が欲しい」と仰ったんです。それから数か月、会議は少しずつ良い形になっていきました。もし以前のような会議が続いていたとしたら、目的もはっきりせず、ただ集まっているだけになりかねませんでした。
さて、あなたの会社の会議はいかがでしょうか？
会議の「目的」を考える
なぜ何のために、忙しいメンバーを一堂に集めて会議する必要があるのでしょうか？
なぜ何のために、顔を合わせて一つの場所で話す必要があるのでしょうか？
その理由は、その方が効果的・効率的にコミュニケーションが取れるからです。会議の目的はまさにそこにあると思っています。逆に言えば、一人ひとりにコミュニケーションを取った方が効果や効率が良い場合は、その方法を取ったらいいんです。そう考えた時に、
「毎回定例でやっているから実施している会議」
「呼ばれたからという理由だけで参加している会議」
など、目的から考えて、やり方を見直したりもっと効果的にできる方法があるかもしれませんね。
ではどうやって見直していけばいいのでしょうか…？
いくつも方法はあるかと思いますが、一番簡単なことはまずは会議に関して、意識を変えてみるということだと思います。それは会議参加メンバー一人一人の、です。会議というと、社長や上司が作るものと思っている人がいますが、もちろんそうではないですよね！？ そう、全員で作っていくものです。役職にかかわらず自分が主体者という意識を持ち、そして会議の「目的」をきちんと考えて、良い会議にしましょう。
なぜ何のために、忙しいメンバーを一堂に集めて会議する必要があるのでしょうか？
なぜ何のために、顔を合わせて一つの場所で話す必要があるのでしょうか？
あなたがどこでも通用するような人材となるヒントとなれば幸いです。
記事 / 株式会社FCEトレーニング・カンパニーと株式会社mannakaの共同作成記事です。
執筆者 / 中村 天大
編集者 / 株式会社mannaka
組織デザインコンサルティング会社。
FCEトレーニング・カンパニーには、「働くをおもしろくする」研修が、あります。
3,000以上もの組織・チームから見出した「成果を出す組織の原理原則」と、世界的ベストセラー『7つの習慣』をよりビジネスシーンにフォーカスした「7つの習慣(R)InnovativeMind」研修を提供しています。
2013年から5年連続で、「働きがいのある会社ランキング」ベストカンパニーにも選出を頂きました。
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